কাজ কীভাবে ভাগ করে দিবেন?
আমি এই কাজ ভাগ করার ব্যাপারটি কয়েকটি ভাগ ভাগ করবো
১) টপ লেভেল : প্রজেক্ট হোল্ডার এবং প্রজেক্ট ম্যানেজার আর প্রজেক্ট কো অর্ডিনেটর।
প্রজেক্ট হোল্ডার বলতে আমি বুঝিয়েছি যে কাজ আউটসোর্স করবে। প্রজেক্ট হোল্ডার প্রজেক্ট নিয়ে প্রজেক্ট ম্যানেজার এর কাছে ট্রান্সফার করবে ডাইরেক্টলি এবং সম্পূর্ণ কাজ প্রজেক্ট ম্যানেজার এবং প্রজেক্ট কোঅর্ডিনেটর কে বুঝিয়ে দিবে।
প্রজেক্ট ম্যানেজার এবং কোঅর্ডিনেটর সেই কাজ গুলো টিমের অন্য মেম্বারদের বুঝিয়ে দিবে। টিমের মেম্বারদের কীভাবে বুঝাবে সেই ব্যাপারটা একটু পরে লিখছি।
কাজ বুঝানোর পর কোঅর্ডিনেটর কাজের পরিচালনা করবে। কাজের ভুল ত্রুটি দেখে দিবে এবং সমস্যা সমাধান করবে। কাজ শেষ হলে দিনের শেষে কাজ কোঅর্ডিনেটর তার প্রজেক্ট ম্যানেজার এর কাছে সব কাজের আপডেট দিয়ে দিবে। তখন প্রজেক্ট ম্যানেজার এবং কোঅর্ডিনেটর মিলে কাজ গুলো এনালাইজ করবে এবং একটি রিপোর্ট তৈরি করবে। রিপোর্ট তৈরির ব্যাপারটিও পরে বুঝাচ্ছি।
রিপোর্ট কমপ্লিট হলে প্রজেক্ট ম্যানেজার প্রজেক্ট হোল্ডার এর কাছে ট্রান্সফার করবে ওয়ার্কিং আওয়ার এর পর। তখন প্রজেক্ট হোল্ডার কমপ্লিট কাজের আপডেট ক্লায়েন্টকে দিয়ে দিবে রিপোর্ট অনুযায়ী। অবশ্যই প্রজেক্ট ম্যানেজার এর সব রিপোর্ট কারেক্ট হতে হবে নাহলে ক্লায়েন্ট রেগে যেতে পারে এবং প্রজেক্ট এ প্রবলেম হবে। এইভাবেই প্রজেক্টটি কমপ্লিট করতে হবে।
রিপোর্ট কমপ্লিট হলে প্রজেক্ট ম্যানেজার প্রজেক্ট হোল্ডার এর কাছে ট্রান্সফার করবে ওয়ার্কিং আওয়ার এর পর। তখন প্রজেক্ট হোল্ডার কমপ্লিট কাজের আপডেট ক্লায়েন্টকে দিয়ে দিবে রিপোর্ট অনুযায়ী। অবশ্যই প্রজেক্ট ম্যানেজার এর সব রিপোর্ট কারেক্ট হতে হবে নাহলে ক্লায়েন্ট রেগে যেতে পারে এবং প্রজেক্ট এ প্রবলেম হবে। এইভাবেই প্রজেক্টটি কমপ্লিট করতে হবে।
টিম মেম্বার এর কাজ :
টিম মেম্বার এর তিনটি স্তর থাকতে হবে:
১) স্টার্টার টিম
২) ব্যাকআপ টিম
৩) ফিনিশিং টিম
১) স্টার্টার টিম
২) ব্যাকআপ টিম
৩) ফিনিশিং টিম
এই সেকশন গুলোতে আপনি ১ জন করেও নিতে পারেন কাজের পরিমাণ অনুযায়ী।
স্টার্টার টিম আপনার কাজগুলো শুরু করবে এবং তার কাজের পরিমাণ অনুযায়ী কাজ করে সময়ের ভিতর আপডেট দিবে। যদি না দেয় তাহলে তার উপর জরিমানা করবেন এবং কাজ ভালো করলে পুরস্কৃত করবেন।
ব্যাকআপ টিম হচ্ছে যদি কাজের প্রেশার বা কাজের প্রমাণ বেশী থাকে তাহলে তাকে দিয়ে কাজ করাবেন। অথবা এক্সট্রা যেসব কাজ থাকবে সেগুলো করিয়ে নিবেন। তার সেলারি টা একটু কম থাকবে যখন কাজ বেশী থাকবে তখন তাকে বোনাস হিসেবে কাজের পেমেন্ট দিয়ে দিবেন। তাতে করে আপনার কাজের কোনো ক্ষতি হবার সম্ভবনা কম থাকে।
ফিনিশিং টিম এইটা হচ্ছে সব থেকে অবহেলিত টিম 
এদের কাজের পরিমাণ ও কম এবং সুযোগ সুবিধাও কম। এদের কাজ হচ্ছে স্টার্টার টিম আর ব্যাকআপ টিম কাজ শেষ করার যেইসব কাজ পরে থাকবে কিন্তু ক্লাইন্ট এর মন রক্ষ করতে করতে হবে তা এই ফিনিশিং টিম করবে। ছোট ছোট কাজ গুলো এই টিম কে দিয়ে করাবেন।
এদের কাজের পরিমাণ ও কম এবং সুযোগ সুবিধাও কম। এদের কাজ হচ্ছে স্টার্টার টিম আর ব্যাকআপ টিম কাজ শেষ করার যেইসব কাজ পরে থাকবে কিন্তু ক্লাইন্ট এর মন রক্ষ করতে করতে হবে তা এই ফিনিশিং টিম করবে। ছোট ছোট কাজ গুলো এই টিম কে দিয়ে করাবেন।
নোট : কখই একই কাজ একজন কে দিয়ে পুরাটা করবেন না তাহলে সে কাজ করতে বিরক্তবোধ করবে তাই কাজ টা তিনভাগে বিভক্ত করবেন। তাহলে কাজ আরামসে হয় যাবে। মন বলতে একটা কথা আছে না?
কাজ মেইনটেইন করার জন্য আমি কিছু সফটওয়ার ব্যাবহার করি যা আমার অনেক সময় বাঁচিয়ে দেয়। আপনি চাইলে নিজেও একটি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়ার বানিয়ে নিতে পারেন ইচ্ছা মত। আমি আপনাকে যে সফটওয়ার গুলোর কথা বলবো টা অফিসিয়াল ক্ষেত্রে খুবই জরুরী এবং সময় বাঁচানোর জন্য খুব প্রয়োজনীয়। বিভিন্ন বড় বড় বাহিরে আইটি প্রতিষ্ঠানগুলোতে ব্যাবহার হয়। আমার সুইজারল্যান্ডের ক্লায়েনট এর মেনেজমেন্ট সিস্টেমেও একি সফটওয়ার ব্যাবহার করা হয়।
Trello.com: Trello হচ্ছে খুবই কার্যকরী একটি ওয়ার্ক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়ার। এই সফটওয়ার এর মাধ্যমে আপনি আপনার বিভিন্ন কাজের লিস্ট,কাজের বিবরণ, সময় এবং কাজের প্রগ্রেস দেখতে পারবেন।
আপনার প্রতিটি কাজের জন্য একটি বোর্ড তৈরি করতে হবে। বোর্ড তৈরি করার পর সেই বোর্ড এর মধ্যে আপনার কাজের লিস্ট গুলো দিতে হবে।
তারপর আপনি আপনার টিম মেম্বারদের সেই বোর্ডে অ্যাড করে নিতে পারেন। Trello.com শান্ সম্পর্কে বিস্তারিত আমি একটি ভিডিও বানানোর চেষ্টা করবো। অথবা আপনারা ইউটিউব থেকে দেখে নিতে পারেন। এই সফটওয়ারটি এর অনেক ভিডিও পাবেন।
তারপর আপনি আপনার টিম মেম্বারদের সেই বোর্ডে অ্যাড করে নিতে পারেন। Trello.com শান্ সম্পর্কে বিস্তারিত আমি একটি ভিডিও বানানোর চেষ্টা করবো। অথবা আপনারা ইউটিউব থেকে দেখে নিতে পারেন। এই সফটওয়ারটি এর অনেক ভিডিও পাবেন।
গুগোল স্প্রেডশীট : গুগোল স্প্রেডশীট হচ্ছে এক্সেল শিট এর মত গুগল এর একটি সার্ভিস। এই শিট এর মধ্যে আপনি আপনার যাবতীয় কাজের লিস্ট করে রাখতে পারেন।অনলাইন থেকেই আপনি এই শিটটি এডিট করতে পারবেন।
অ্যান্ড্রয়েড অ্যালার্ম অ্যাপ : আপনার ক্লায়নট এর কাজের ডেলিভারি টাইম এর একদিন আগে এবং ২ ঘণ্টা আগে অ্যালার্ম দিয়ে রাখুন তাতে করে আপনার অনেক কাজ থাকাকালীন অবস্থায় কাজ কখন কোনটা ডেলিভারি টাইম হবে বুঝতে সুবিধা হবে। অনেকেই যারা ফাইবারে কাজ করেন তারা বিশেষ করে এই অ্যাপ গুলো ব্যাবহার করতে পারেন ফাইবার এর অর্ডার অনুযায়ী।
Source: Prince Chowdhury
No comments:
Post a Comment